Déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité pour le Site Web et le Marketing

Vertafore Canada, Inc. («Vertafore» ou «nous») respecte votre vie privée et s'engage à la protéger en nous conformant à cette déclaration. Cette déclaration de confidentialité («Déclaration») décrit les types de renseignements personnels, tels que définis ci-dessous, que nous pouvons recueillir auprès de vous («vous» et «votre») à des fins de marketing ou que vous pouvez fournir lorsque vous visitez les sites Web appartenant à Vertafore, y compris, mais sans s'y limiter: vertafore.ca, vertafore.com, sircon.com, vuesoftware.com, and myvertafore.com (collectivement, le «Site Web»).

Veuillez lire attentivement cette Déclaration pour comprendre nos politiques et pratiques concernant vos renseignements personnels et comment nous les traiterons. Lorsque vous visitez le Site Web ou fournissez autrement vos coordonnées, vous consentez à la collecte, utilisation et divulgation des informations vous concernant comme décrit ci-dessous.

Si vous n'êtes pas d'accord avec nos politiques et pratiques, votre choix est de ne pas utiliser le Site Web ou de ne pas nous fournir vos coordonnées. Cette Déclaration peut changer de temps à autre. Votre utilisation continue du Site Web après que nous ayons apporté des modifications est considérée comme une acceptation de ces modifications. Veuillez donc vérifier périodiquement la Déclaration pour des mises à jour.

COLLECTION

1. Cette déclaration s'applique aux renseignements personnels que nous collectons:

• Sur le Site Web que ce soit sur un ordinateur ou un appareil mobile;
• Dans les courriels, SMS et autres messages électroniques entre vous et Vertafore liés à l'utilisation du Site Web ou d'autres supports publicitaires ou promotionnels;
• Par le biais d'applications de bureau ou mobiles que vous téléchargez à partir du Site Web, qui fournissent une interaction dédiée non basée sur un navigateur entre vous et le Site Web;
• Lorsque vous interagissez avec nos publicités et applications sur des sites Web et services tiers, si ces applications ou publicités incluent des liens vers la présente Déclaration;
• Les médias sociaux, y compris, mais sans s'y limiter, Twitter, Facebook, Instagram et LinkedIn;
• Cartes d’affaire ou informations de contact partagées en personne lors de conférences ou d'autres événements; ou
• Achetés auprès de sources réputées, soit pour compléter les dossiers commerciaux que nous avons déjà dans notre base de données marketing, soit à des fins de prospection;

et

• lorsque ces renseignements collectés identifient, se rapportent, décrivent, font référence, sont susceptibles d'être associés, ou pourraient raisonnablement être liés, directement ou indirectement, à une personne ou un appareil particulier (collectivement «Renseignements personnels»).

Les Renseignements personnels ont des significations différentes selon la réglementation qui leur est applicable. Vertafore a adopté une approche globale et les individus peuvent également se fier à la définition réglementaire applicable des Renseignements personnels pour interpréter cette déclaration.

Les Renseignements personnels ne comprennent pas :

• Informations accessibles au public provenant des registres gouvernementaux;
• Informations anonymisées ou agrégées;
• Informations médicales couvertes par la loi de 1996 - Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) – et toute règlementation d’état comparable (le cas échéant); ou
• Des renseignements personnels couverts par le Fair Credit Reporting Act (FCRA), le Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA, le Driver’s Privacy Protection Acts de1994, or toute autre règlementation d’état comparable (le cas échéant). 

Plus particulièrement, Vertafore a collecté et traité les catégories de Renseignements personnels suivantes à partir de l'utilisation du Site Web par ses clients par le biais des méthodes décrites ci-dessus au cours des douze (12) derniers mois.

2. Vertafore obtient les catégories de Renseignements personnels listées ci-dessus à partir des catégories de sources suivantes :

• Directement de vous – Renseignement personnels que vous saisissez dans le Site Web.  Pat exemple, à partir de i) formulaires que vous remplissez; ii) les produits et services que vos clients achètent; iii) les produits et services que vos employés ou que des entrepreneurs indépendants vendent.  
• Indirectement de vous. Par exemple, par l’observation des actions des utilisateurs dans le Site Web.
• Registres et copies de votre correspondance (y compris les adresses courriel) si vous ou des utilisateurs prenez contact avec nous par rapport au Site Web.
• Vos réponses aux sondages que nous pourrions vous demander de remplir à des fins de recherche et de marketing.
• Détails des transactions que vous effectuez via le Site Web et l’exécution de vos commandes.
• Acheté auprès de sources fiables soit pour compléter les dossiers d’affaires que nous avons déjà dans notre base de données de marketing ou à des fins de prospection.   

3. Cette Déclaration ne s’applique pas aux Renseignements personnels collectés par :

• Tout tiers recueillant des informations sur l’utilisation et l’activité de votre appareil ou téléphone intelligent; ou
• Tout tiers, y compris par le biais de toute application ou contenu (y compris la publicité) qui peut être un lien vers ou être accessible à partir ou dans le Site Web.

4. Renseignements personnels que nous collectons grâce aux technologies de collecte automatique de données

Lorsque vous naviguez et interagissez avec le Site Web, nous pouvons utiliser des technologies de collecte automatique de données pour recueillir certaines informations sur votre équipement (y compris votre ordinateur ou votre téléphone intelligent), vos mouvements et habitudes de navigation, notamment :

• Détails de vos visites sur le Site Web, y compris les données de trafic, les données de localisation, les registres et autres données de communications et ressources auxquelles vous accédez et que vous utilisez dans le Site Web. 
• De l’information sur votre ordinateur, votre téléphone intelligent et votre connexion Internet, y compris votre adresse IP, système d’exploitation et type de navigateur.

Les informations que nous collectons automatiquement peuvent inclure des Renseignements personnels, ou nous pouvons les conserver ou les associer aux Renseignements personnels que nous collectons par d'autres moyens ou que nous recevons de tiers. Cela nous aide à améliorer le Site Web et à offrir un meilleur service plus personnalisé.

5. Les technologies que nous utilisons pour cette collecte automatique de données peuvent inclure :

• Témoins (ou cookies de navigateur / d'application), un témoin est un petit fichier placé sur le disque dur de votre ordinateur ou téléphone intelligent. Vous pouvez refuser d'accepter les témoins du navigateur ou du mobile en activant les paramètres appropriés sur votre navigateur ou téléphone intelligent. Cependant, si vous sélectionnez ces paramètres, vous ne pourrez peut-être pas accéder à certaines parties du Site Web. À moins que vous n'ayez ajusté les paramètres de votre navigateur pour qu'il refuse les témoins, notre système émettra des témoins lorsque vous dirigerez votre navigateur vers le Site Web.
• Flash Cookies. Certaines fonctionnalités de notre Site Web peuvent utiliser des objets stockés localement (ou des Flash cookies) pour collecter et stocker des informations sur vos préférences et votre navigation vers, depuis et sur notre Site Web. Les Flash cookies ne sont pas gérés par les mêmes paramètres de navigateur que ceux utilisés pour les témoins de navigateur.
• Balises Web. Les pages du Site Web et nos courriels peuvent contenir de petits fichiers électroniques appelés balises Web (également appelés gifs clairs, pixels invisibles et gifs à pixel unique) qui permettent à Vertafore, par exemple, de compter les utilisateurs qui ont visité ces pages ou ouvert un courriel et pour d'autres statistiques connexes (par exemple, enregistrer la popularité de certains contenus d'application et vérifier l'intégrité du système et du serveur).
• Géo-clôture. Certains efforts de marketing sont déployés dans des zones géographiques spécifiques.  La zone géographique fait alors automatiquement l’objet d’un suivi par l'utilisation du Site Web.
• Suivi de la recherche. Certains efforts de marketing sont dirigés vers les visiteurs du site Web qui ont atteint le site par le biais de recherches spécifiques où les recherches sont suivies automatiquement grâce à l'utilisation du Site Web.
• Médias sociaux. Nous suivons les comportements sur les pages de réseaux sociaux qui appartiennent ou sont contrôlées par Vertafore ou qui utilisent le nom Vertafore.

UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Comment nous utilisons vos Renseignements personnels

Nous utilisons vos Renseignements personnels pour alimenter les fonctionnalités du Site Web, répondre à vos demandes, améliorer la qualité du Site Web, effectuer des recherches et des analyses relatives au Site Web, personnaliser votre expérience, suivre l'utilisation du Site Web, commercialiser le Site Web, fournir un support client, vous envoyer des messages, faire des copies de sauvegarde de nos systèmes, permettre la reprise après sinistre, améliorer la sécurité du Site Web et se conformer aux différentes obligations légales qui s’y rattachent. Même lorsque nous ne conservons pas ces Renseignements personnels, ils doivent toujours être transmis à nos serveurs dans un premier temps et stockés suffisamment longtemps pour être traités.

Nous utilisons également les Renseignements personnels que nous collectons à votre sujet ou que vous nous fournissez, y compris tout renseignement personnel utilisé pour s’acquitter de nos obligations contractuelles envers vous :

• Pour vous présenter le Site Web et son contenu.
• Pour vous fournir des informations, des produits ou des services que vous nous demandez.
• Pour remplir tout autre objectif pour lequel vous les fournissez.
• Pour vous fournir des avis concernant votre compte, y compris des avis d’expiration et de renouvellement.
• Pour remplir nos obligations et faire valoir nos droits découlant de tout contrat conclu entre vous et nous, y compris pour la facturation et le recouvrement. 

• Pour vous informer des modifications apportées au Site Web ou à tout autre produit ou service que nous proposons ou fournissons par son intermédiaire.
• Pour vous permettre de participer à des fonctionnalités interactives sur notre Site Web.
• De toute autre manière que nous pouvons décrire lorsque vous fournissez l’information.
• À toute autre fin avec votre consentement.

Nous pouvons utiliser ou divulguer les Renseignements personnels que nous recueillons à une ou plusieurs des fins commerciales suivantes:

• Pour remplir ou répondre à la raison pour laquelle vous avez fourni les Renseignements personnels. Par exemple, si vous partagez votre nom et vos coordonnées pour demander un devis ou soumettre une requête sur nos produits et services, nous utiliserons ces Renseignements personnels pour répondre à votre demande (automatisée ou autrement sur le Site Web), si vous fournissez vos Renseignements personnels pour acheter un produit ou un service, nous utiliserons ces Renseignements personnels pour traiter votre paiement et faciliter la livraison. Nous pouvons également enregistrer vos Renseignements personnels pour faciliter les commandes d'utilisateurs supplémentaires ou traiter les déclassements. L'utilisation des Renseignements personnels du client est régie par la déclaration de confidentialité du produit qui se trouve à l'adresse https://www.vertafore.com/product-privacy-statement.
• Pour fournir du support, personnaliser, développer et améliorer le Site Web et l'expérience client.
• Pour créer, maintenir, personnaliser et sécuriser votre compte avec nous.
• Pour traiter vos demandes, achats, transactions et paiements et prévenir la fraude transactionnelle.
• Pour vous fournir du support et pour répondre à vos demandes, y compris pour enquêter et répondre à vos préoccupations,  et surveiller et améliorer nos réponses.
• Pour aider à maintenir la sûreté, la sécurité et l'intégrité du Site Web, des produits et services, des bases de données et autres actifs technologiques, et de l'entreprise.
• Pour les tests, la recherche, l'analyse et le développement de produits, y compris pour développer et améliorer le Site Web existant ou créer un nouveau site Web.
• Répondre aux demandes des forces de l'ordre et tel que requis par la loi applicable, une décision de justice ou des réglementations gouvernementales.

Vertafore ne recueillera pas de catégories supplémentaires de Renseignements personnels ni n’utilisera les Renseignements personnels que vous avons collectés à des fins matériellement différentes, non liées ou incompatibles sans vous en informer.

2. Ventes de Renseignements personnels

Au cours des douze (12) mois précédents, Vertafore n’a vendu à aucun tiers les Renseignements personnels qu’elle a reçus par et via le Site Web.  Cependant nous avons désidentifié et agrégé certains renseignements pour un usage interne et commercial.   

3. Partage des Renseignements personnels

Vertafore peut divulguer vos Renseignements personnels à un tiers à des fins commerciales ou lors de leur intégration au Site Web.  Lorsque nous divulguons des Renseignements personnels à des fins commerciales, ce tiers a conclu un contrat avec vous ou avec Vertafore et oblige le destinataire à garder ces Renseignements personnels confidentiels et à ne pas les utiliser à des fins autres que l’exécution du contrat.   

Au cours des douze (12) mois précédents, Vertafore peut avoir divulgué chacune des catégories de Renseignements personnels mentionnées ci-dessus à des fins commerciales.  

4. Nous pouvons également divulguer vos Renseignements personnels :

• Pour se conformer à toute ordonnance judiciaire, loi ou procédure légale, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou règlementaire.
• Pour faire respecter ou appliquer tout accord, y compris à des fins de facturation et de recouvrement.
• Si nous pensons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété, ou la sécurité de Vertafore, de ses clients ou d’autres personnes.  Cela comprend l’échange de Renseignements personnels avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction des risques liés au crédit. 

5. Choix concernant la manière dont nous utilisons et divulguons vos Renseignements personnels

Nous nous efforçons de vous proposer des choix en lien avec les Renseignements personnels que vous nous fournissez.  Nous avons créé des mécanismes pour vous fournir le contrôle suivant sur vos Renseignements personnels :

• Technologies de suivi. Vous pouvez configurer votre navigateur ou téléphone intelligent pour refuser tout ou partie des témoins de navigateur ou d'application, ou pour vous alerter lorsque des témoins sont envoyés. Si vous désactivez ou refusez les témoins, veuillez noter que certaines parties du Site Web peuvent alors être inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement.
• Divulgation de vos informations pour la publicité de tiers. Si vous ne souhaitez pas que nous partagions vos Renseignements personnels avec des tiers non affiliés ou non-mandataires à des fins promotionnelles, vous pouvez vous désinscrire en envoyant un courriel à privacy@vertafore.com.
• Offres promotionnelles de Vertafore. Si vous ne souhaitez pas que votre adresse courriel / vos coordonnées soient utilisées par Vertafore pour promouvoir nos propres produits ou services ou ceux de tiers, vous pouvez vous désinscrire en vous désabonnant à partir du courriel qui vous a été envoyé ou en nous envoyant un courriel indiquant que vous désirez vous désinscrire des communications marketing à privacy@vertafore.com. Si nous vous avons envoyé un courriel promotionnel, veuillez utiliser les 2 méthodes décrites ci-dessus et ne pas nous envoyer un courriel de retour demandant à être omis des futures distributions par courriel car l'adresse courriel d'envoi pourrait ne pas être en mesure d'accepter les courriels entrants. Cette désactivation ne s'applique pas aux Renseignements personnels fournis à Vertafore à la suite d'un achat de produit, d'un enregistrement de garantie, d'une expérience de service d’un produit ou d'autres transactions.
• Publicité ciblée. Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions les informations que nous collectons ou que vous nous fournissez pour diffuser des publicités en fonction des préférences du public cible de nos annonceurs, vous pouvez vous désinscrire en envoyant un courriel à privacy@vertafore.com. Nous ne contrôlons pas la collecte ou l'utilisation de vos informations par des tiers pour diffuser de la publicité ciblée par centres d'intérêt. Cependant, ces tiers peuvent vous fournir des moyens de choisir pour que vos informations ne soient pas collectées ou utilisées de cette manière.

Droits et choix concernant les Renseignements personnels

Certains règlements (y compris le CCPA) accordent aux individus des droits spécifiques en lien avec leur Renseignements personnels.  Cette section décrit vos droits et explique comment les exercer. 

1. Accès à des Renseignements personnels spécifiques et droits concernant la portabilité des données

Vous avez le droit de demander à Vertafore Inc. de vous divulguer certaines informations concernant la collecte et l’utilisation de vos Renseignements personnels au cours des 12 derniers mois.  Une fois que nous avons reçu et confirmé votre demande individuelle vérifiable, nous vous divulguerons : 

• Les catégories de Renseignements personnels que vous avons recueillis à votre sujet lors de l’utilisation du Site Web.
• Les sources de Renseignements personnels que vous avons recueillis à votre sujet lors de l’utilisation du Site Web.

• Les fins commerciales ou d’affaires de la collecte de ces Renseignements personnels. 
• Les catégories de tiers avec lesquels nous partageons ces Renseignements personnels. 
• Les éléments spécifiques de Renseignements personnels que nous avons collectés à votre sujet (également appelées demande de portabilité des données).
• Si nous divulguons vos Renseignements personnels dans un objectif d’affaires, nous divulguerons l’objectif d’affaires en identifiant les catégories de renseignements personnels obtenus par chaque catégorie de destinataires. 

2. Droits de demande de suppression

Vous avez le droit de demander à Vertafore de supprimer tout renseignement personnel vous concernant qui a été collecté et conservé, sous réserve de certaines exceptions, notamment les exigences règlementaires de conservation des données. Pour être clair, une fois que vous êtes client de Vertafore, certaines coordonnées professionnelles et d’autres Renseignements personnels sont conservés conformément à la déclaration de confidentialité du produit disponible à l’adresse https://www.vertafore.com/product-privacy-statement. Une fois que nous avons reçu et confirmé votre demande individuelle vérifiable, nous supprimerons (et demanderons à nos fournisseurs de services de supprimer) les Renseignements personnels de nos dossiers, à moins qu’une exception s’applique. 

Nous pouvons refuser votre demande de suppression si la conservation des Renseignements personnels est nécessaire pour nous ou nos fournisseurs de services pour :

1. Terminer la transaction pour laquelle nous avons recueilli les Renseignements personnels, fournir un bien ou un service que vous avez demandé, prendre des mesures raisonnablement anticipées dans le contexte de notre relation commerciale en cours avec vous, ou autrement exécuter notre contrat avec vous.
2. Détecter des incidents de sécurité, protéger contre les activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales, ou poursuivre les responsables de ces activités. 
3. Permettre uniquement des utilisations internes qui correspondent raisonnablement aux attentes des consommateurs en fonction de votre relation avec nous. 
4. Se conformer à une obligation légale, y compris, mais sans s’y limiter, le respect des règlementations nationales et fédérales qui régissent la conservation des Renseignements personnels.  
5. Faire d’autres utilisations internes et licites de ces Renseignements personnels qui sont compatibles avec le contexte dans lequel vous les avez fournis.

3. Exercice des droits d’accès, de portabilité des données et de suppression de renseignements

Pour exercer les droits d’accès, de portabilité des données et de suppression décrits ci-dessus, veuillez nous soumettre une demande vérifiable par courriel à privacy@vertafore.com. Si vous êtes un client, veuillez soumettre votre demande via MyVertafore.

Vous seul pouvez faire une demande vérifiable relative aux Renseignements personnels que nous avons collectés auprès de vous via le Site Web.  

Vous ne pouvez faire une demande vérifiable d’accès ou de portabilité des données que deux fois dans une période de 12 mois.  La demande vérifiable doit:

• Fournir des informations suffisantes qui nous permettent de vérifier raisonnablement que vous êtes la personne à propos de laquelle nous avons collecté les Renseignements personnels sur le Site Web.
• Décrire votre demande avec suffisamment de détails pour nous permettre de bien la comprendre, l’évaluer et y répondre.

Nous ne pouvons pas répondre à votre demande ou vous fournir des Renseignements personnels si nous ne pouvons pas vérifier votre identité et confirmer que les Renseignements personnels sur le Site Web vous concernent. 

Nous considérons que les demandes effectuées via votre compte protégé par un mot de passe sont suffisamment vérifiées lorsque la demande concerne des Renseignements personnels associés à ce compte spécifique.

Nous n’utiliserons les Renseignements personnels fournis dans une demande vérifiable que pour vérifier l’identité ou l’autorité du demandeur à présenter la demande.

4. Délai et format de la réponse

Nous nous efforçons de répondre à une demande vérifiable dans les quarante-cinq (45) jours suivant sa réception.  Si nous avons besoin de plus de temps (jusqu’à 90 jours), nous vous informerons du motif du délai et de la période de prolongation par écrit.

Si vous avez un compte avec nous, nous vous fournirons une réponse écrite sur ce compte.  Si vous n’avez pas de compte avec nous, nous vous enverrons notre réponse écrite par courrier ou par courriel, à votre choix et selon vos instructions. 

Toute divulgation que nous fournissons ne couvrira que la période de 12 mois précédant la réception de la demande vérifiable du consommateur. La réponse que nous fournissons expliquera également les raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas répondre à une demande, le cas échéant. Pour les demandes de portabilité des données, nous sélectionnerons un format pour fournir vos Renseignements personnels qui est facilement utilisable et devrait vous permettre de transmettre les Renseignements personnels d'une entité à une autre entité sans entrave.

Nous ne facturons pas de frais pour traiter ou répondre à une demande vérifiable, sauf si la demande est excessive, répétitive ou manifestement infondée. Si nous déterminons que la demande justifie des frais, nous vous expliquerons pourquoi nous avons pris cette décision et vous fournirons une estimation des coûts avant de compléter votre demande. Ces travaux seront exécutés aux tarifs alors en vigueur de Vertafore pour les services professionnels

5. Non-discrimination

Nous ne ferons aucune discrimination à votre encontre pour avoir exercé l’un de vos droits concernant vos Renseignements personnels.  À moins que la règlementation applicable l’autorise, nous ne vous:  

• Refuserons pas des biens ou des services.
• Facturerons pas des prix ou des tarifs différents pour des biens ou des services, notamment en accordant des rabais ou d’autres avantages, ou en imposant des pénalités. 
• Fournirons pas un niveau ou une qualité de produits ou de services différents.
• Suggèrerons pas que vous pouvez recevoir un prix ou un taux différent pour des biens ou des services ou un niveau ou une qualité de produits ou de services différents. 

Sécurité des données

Nous avons mis en œuvre des mesures conçues pour protéger les Renseignements personnels contre la perte accidentelle et contre l’accès, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés. 

La sécurité de vos Renseignements personnels dépend également de vous. Lorsque nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe pour accéder à certaines parties du Site Web, vous êtes responsable de garder ce mot de passe confidentiel. Nous vous demandons de ne partager votre mot de passe avec personne.

Malheureusement, la transmission d'informations via Internet n'est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos Renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos Renseignements personnels transmis vers, via ou par le Site Web. Toute transmission de Renseignements personnels est faite à vos propres risques. Nous ne sommes pas responsables du contournement des paramètres de confidentialité ou des mesures de sécurité contenus sur le Site Web.

Enfants de moins de 13 ans

Le Site Web n'est pas destiné à être utilisé par des enfants de moins de treize (13) ans. Si vous avez moins de 13 ans, ne pas utiliser ou fournir aucun Renseignement personnel sur le Site Web ou via l'une de ses fonctionnalités, ne pas vous inscrire sur le Site Web ou fournir aucun Renseignement personnel vous concernant, y compris votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, ou tout pseudonyme ou nom d'utilisateur que vous pouvez utiliser. Si nous apprenons que nous avons collecté ou reçu des Renseignements personnels d'un enfant de moins de 13 ans sans vérification du consentement parental, nous supprimerons ces Renseignements personnels. Si vous pensez que nous pourrions avoir des Renseignements personnels de ou sur un enfant de moins de 13 ans, veuillez nous contacter via le Site Web ou par courrier électronique à privacy@vertafore.com.

Modifications à notre Déclaration de confidentialité

Vertafore se réserve le droit de modifier cette Déclaration à notre discrétion et à tout moment. Lorsque nous apportons des modifications à cette Déclaration, nous publierons l'avis mis à jour sur le Site Web et mettrons à jour la date d'entrée en vigueur de l'avis. Votre utilisation continue du site Web après l'affichage des modifications constitue votre acceptation de ces modifications.

Dernière mise à jour et entrée en vigueur : novembre 2022